Wszystko, co musisz wiedzieć o aktach zgonu
19 września 2022
Według prawa, akt zgonu to akt stanu cywilnego i oficjalny dokument urzędowy rejestrujący śmierć człowieka. To najważniejszy dokument dotyczący śmierci osoby. Akt zgonu sporządzany jest w urzędzie stanu cywilnego na podstawie karty zgonu, która wystawiona jest przez lekarza lub placówkę medyczną.
Z czego składa się karta zgonu?
Karta zgonu składa się z trzech części przeznaczonych dla:
1) zarejestrowania zgonu;
2) administracji cmentarza;
3) potrzeb statystycznych.
Karta zgonu w części przeznaczonej do zarejestrowania zgonu zawiera:
1) nazwisko, nazwisko rodowe, imię (imiona) osoby zmarłej, numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość;
2) datę, godzinę i miejsce zgonu albo datę, godzinę i miejsce znalezienia zwłok;
3) datę oraz miejsce urodzenia osoby zmarłej;
4) płeć osoby zmarłej.
Karta zgonu w części przeznaczonej dla administracji cmentarza zawiera:
1) nazwisko, nazwisko rodowe i imię (imiona) osoby zmarłej;
2) stan cywilny osoby zmarłej;
3) datę i miejsce zgonu;
4) datę i miejsce urodzenia osoby zmarłej;
5) imiona i nazwiska rodziców osoby zmarłej;
6) informację, czy zgon nastąpił w wyniku choroby zakaźnej;
7) adnotację o zarejestrowaniu zgonu lub zgłoszeniu zgonu.
Karta zgonu w części przeznaczonej dla potrzeb statystycznych zawiera:
1) miejsce zamieszkania zmarłego, w tym okres przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na obszarze danej gminy, o ile są znane;
2) wykształcenie zmarłego;
3) informacje o zgonie, w tym przyczynę zgonu, oraz o osobie stwierdzającej przyczynę zgonu,
W przypadku dziecka do pierwszego roku życia:
a) godzinę urodzenia,
b) informacje o stanie jego zdrowia: długość, ciężar ciała, punkty w skali Apgar,
c) informacje o ciąży i porodzie: okres trwania ciąży, wielorakość porodu, liczbę dzieci urodzonych przez matkę.
Jak i gdzie uzyskać akt zgonu?
1. Procedura jest stosunkowo prosta. Zgon osoby należy zgłosić w ciągu 3 dni od dnia sporządzenia karty zgonu. Zgłoszenia dokonujemy w urzędzie stanu cywilnego, który jest właściwy dla miejsca zgonu osoby. Pracownik Urzędu Stanu Cywilnego wydaje osobie, która zgłosiła zgon jeden bezpłatny egzemplarz odpisu skróconego aktu zgonu. Może być on potrzebny m.in. do załatwienia formalności związanych z pogrzebem. I jeszcze jedna ważna kwestia - osoba, która zgłasza zgon musi oddać dowód osobisty zmarłego.
2. Zdarzają się wypadki techniczne, które uniemożliwiają rejestrację zgonu w systemie w dniu jego zgłoszenia. Wówczas kierownik Urzędu Stanu Cywilnego może zamieścić na karcie zgonu informację o zgłoszeniu zgonu. Pozwala to na rozpoczęcie procedury pochówku w administracji cmentarza. Oczywiście kierownik USC musi zarejestrować taki zgon w systemie w najbliższym możliwym do zrealizowania terminie oraz wystawić dwa odpisy aktu tego zgonu.
3. Gdy zostanie zgłoszony zgon, osoba, która zmarła zostanie automatycznie wymeldowana z miejsca pobytu stałego lub czasowego. Dodatkowo jej dowód osobisty zostanie unieważniony (zniszczony).
4. Warto podkreślić, że obecnie wszelkie formalności w urzędzie stanu cywilnego i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych załatwiają zakłady pogrzebowe (na podstawie pełnomocnictwa).
Co zawiera akt zgonu?
nazwisko, nazwisko rodowe, imię (imiona), datę i miejsce urodzenia osoby zmarłej;
stan cywilny;
nazwisko, nazwisko rodowe, imię (imiona) małżonka osoby zmarłej, jeżeli w chwili śmierci pozostawała ona w związku małżeńskim;
datę, godzinę oraz miejsce zgonu albo jeżeli nie są znane – datę, godzinę oraz miejsce znalezienia zwłok;
nazwiska, nazwiska rodowe, imiona rodziców osoby zmarłej;
nazwisko i imię lub nazwę zgłaszającego zgon;
nazwisko i imię biegłego lub tłumacza, jeżeli brał udział w czynności.
Jak wygląda akt zgonu osoby o nieustalonej tożsamości?
W takim akcie zgonu zamieszcza się:
a) datę i godzinę oraz miejsce zgonu;
b) datę, godzinę, miejsce i okoliczności znalezienia zwłok;
c) płeć oraz przypuszczalny wiek osoby zmarłej;
d) opis zewnętrznego wyglądu zwłok;
e) opis odzieży oraz innych przedmiotów znalezionych przy osobie zmarłej;
f) oznaczenie jednostki Policji, wskazanie prokuratora lub oznaczenie podmiotu medycznego oraz jednostki pomocy społecznej.
1. Jeśli uda się ustalić tożsamość niezidentyfikowanych zwłok przez służby, które prowadzą dochodzenie, to przed sporządzeniem aktu zgonu trzeba zawiadomić kierownika właściwego urzędu stanu cywilnego.
2. Jeżeli przed ustaleniem tożsamości niezidentyfikowanych zwłok powstał już akt zgonu, to kierownik urzędu stanu cywilnego sporządza nowy akt. Musi on zawierać informację o zastąpieniu przez ten akt dotychczasowego aktu.
3. Akty zgonu nie są ujawniane i nie wydaje się ich odpisów, gdy sąd uchyli orzeczenie o stwierdzeniu zgonu albo o uznaniu danej osoby za zmarłej.
4. Zdarza się, że sąd uchyla orzeczenie o stwierdzeniu zgonu albo o uznaniu osoby za zmarłej. W takiej sytuacji pełny aktu zgonu sporządzonego na podstawie orzeczenia wydawany jest tylko na wniosek osoby, której zgon stwierdzono albo która została uznana za zmarłą.
Udostępnianie danych z rejestru stanu cywilnego
1. Dane z rejestru stanu cywilnego (zawiera także akty zgonu) minister do spraw informatyzacji udostępnia:
a) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
b) Agencji Wywiadu,
c) Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu,
d) Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
e) Służbie Wywiadu Wojskowego.
Udostępnienie to dotyczy wyłącznie realizacji ustawowych zadań tych służb.
2. Jak wygląda w tym przypadku procedura?
Dane z rejestru stanu cywilnego udostępnia się powyższym służbom po złożeniu przez nie do ministra informatyzacji wniosku o wyrażenie zgody. Zgoda taka zostanie wyrażona, jeżeli służby posiadają urządzenia/systemy teleinformatyczne do komunikowania się z rejestrem stanu cywilnego i pozwalające na identyfikację osoby uzyskującej dane z takiego rejestru. Ważne jest także posiadanie przez służby zabezpieczeń dla przetwarzania danych osobowych. Chodzi przede wszystkim o blokadę dostępu osób nieuprawnionych do analizy danych osobowych. Tak, aby niemożliwe było wykorzystanie tych danych niezgodnie z głównym celem, na jaki została wyrażona zgoda ministra.
3. Minister do spraw informatyzacji poprzez decyzję administracyjną może wyrazić zgodę na udostępnienie danych osobowych, może odmówić wyrażenia takiej zgody albo ją cofnąć w przypadku naruszenia warunków takiego udostępnienia.